Durch die Corona-Krise erhält die Digitalisierung des Arbeitslebens zusätzlichen Schub. Viele Unternehmen haben dort, wo es möglich ist, auf Homeoffice umgestellt. Dafür sind einige Voraussetzungen nötig.
Nach „C" wie „Corona" folgt im Logik-ABC „D" wie „Digitalisierung". Unterricht, Meetings, Konferenzen, Präsentationen, Besprechungen und Schulungen sind jederzeit möglich, ohne dass Menschen am gleichen Ort, auf engem Raum sind und Gefahr laufen, sich gegenseitig anzustecken. Digitale Konferenzsysteme sind eine Alternative, die immer beliebter werden und durch die Corona-Krise einen zusätzlichen Schub erhalten haben. Sie werden wohl auch nach dem Ende der Krise kaum an Bedeutung verlieren –
allein schon, um Aufwand und Kohlendioxidemissionen zu bremsen, die mit mühsamen Fahrwegen verbunden sind.
Sicher gelangen die Teilnehmer in den virtuellen Meeting-Raum und nutzen dabei beispielsweise End-to-End-Verschlüsselungen, damit sie wirklich unter sich sind. Wahlweise sehen sich die Konferierenden in die Augen oder verzichten auf Bilder und besprechen sich im bequemen Freizeit-Look. Sogar Großveranstaltungen und weltweite Konferenzen mit bis zu 3.000 Teilnehmern sind möglich, ohne dass ein ansteckender Epidemie-Virus oder eine Hacking-Infizierung durch die Datenleitungen gelangen. Manche Teilnehmer bleiben während ihres ganzen Arbeitstages im Dauerchat miteinander verbunden, wie in einem Großraumbüro oder einem echten Klassenzimmer. Damit das funktioniert, braucht es virtuelle Räume und ausreichend Datenflüsse.
Die Unternehmen stellen sich darauf ein: Beispielsweise weitete Cisco seine Kapazitäten für die Collaboration-Lösung „Free Webex" nach Unternehmensangaben beträchtlich aus. Diesen Treffpunkt nutzen Kollegen und Geschäftspartner siebenmal häufiger als in Covid-19-freien Zeiten, um virtuell zusammenzuarbeiten. Die Nutzer von Webex in China verbanden sich seit dem Beginn des Corona-Ausbruchs 22-mal so häufig mit ihren internationalen Arbeitsplätzen wie zuvor. Die Zahl der Nutzer in Japan, Südkorea und Singapur hat sich nach Angaben des international agierenden Anbieters von Software, Hardware und Security vervierfacht bis verfünffacht. In diesen Ländern verbrachten die Nutzer doppelt so viel Zeit wie sonst bei Video-Treffen.49.000 Tonnen CO2 pro Jahr eingespart
49.000 Tonnen CO2 pro Jahr eingespart
Mithilfe der Collaboration-Lösung Webex fanden bei Cisco schon im Geschäftsjahr 2019 pro Monat durchschnittlich 1,1 Millionen Meetings mit mehr als 4,6 Millionen Teilnehmern statt. In Webex-Teams tauschten dem Unternehmen zufolge über 100.000 Benutzer insgesamt etwa 45 Millionen Nachrichten pro Monat. Die Klima- und noch nicht die Corona-Krise spielte hierbei eine Rolle: Cisco selbst, das beispielsweise in Garching bei München einen Standort hat, vermied im vergangenen Jahr nach eigenen Angaben durch eine flexible Arbeitsplatz-Politik, die auf Fernarbeit und Homeoffice anstelle täglicher Fahrten ins Büro setze, etwa 49.300 Tonnen CO2-Emissionen.
„LogMeIn", ein Cloud-Dienstleister aus Boston, der ähnliche Flatrate-Pakete für Zusammenarbeit und Fernzugriff im Sortiment hat wie Cisco, hat sich auch für die Schulen etwas überlegt. Seit Anfang März können Bildungseinrichtungen – ebenso wie Regierungen, Stadtverwaltungen, Gesundheitsorganisationen und gemeinnützige Institutionen – einige Produkte für drei Monate zum Nulltarif verwenden. Die sogenannten „Emergency Remote Work Kits" umfassen Lösungen für Besprechungen und Videokonferenzen, Webinare und virtuelle Veranstaltungen. Sie sollen außerdem IT-Fernsupport und -verwaltung sowie den Fernzugriff auf Geräte möglich machen, damit die genannten Organisationen „jederzeit bestmöglich arbeiten und in Verbindung bleiben" können.
Sion Lewis, Vizepräsident EMEA bei „LogMeIn", hält sein Produkt für Schulen bestens geeignet: „Vor allem unsere Lösung „GoToWebinar" kann als effiziente Alternative zum persönlichen Unterricht genutzt werden. Dazu braucht der Lehrer nur einen Rechner beziehungsweise ein Tablet und die Software. Die Schüler können den Unterricht verfolgen und wie gewohnt Fragen stellen. Es können zudem auch Präsentationen oder weitere digitale Unterrichtsmaterialien gezeigt werden. Viele Schulen, Universitäten oder Sprachinstitute würden bereits sehr erfolgreich auf Fernunterricht über Videokonferenzen setzen.
Mitarbeiterschulung wichtiger Baustein
Die Zahl der Unternehmen, die ihre Mitarbeiter ins Homoffice schicken, beziehungsweise ihnen die Möglichkeit einräumen, von zu Hause zu arbeiten, wächst von Tag zu Tag. Derzeit vor allem, um sie vor Kontakten zu schützen, die zu einer Infizierung mit dem Coronavirus führen könnten. Aber bereits vor der Krise ließen sich signifikante Zuwächse beobachten. Viele Unternehmen gingen und gehen den Schritt, um Zeit, Wege und Ressourcen zu sparen oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu erleichtern.
Allerdings sind längst nicht alle Unternehmen ausreichend auf räumlich breit gestreute IT-Arbeit vorbereitet und entsprechend vor Cyberangriffen geschützt. Darauf weisen immer mehr Security-Experten hin. Udo Schneider vom IT-Sicherheitsanbieter Trend Micro beispielsweise gibt daher konkrete Tipps, was beim Homeoffice zu beachten ist, damit es keine digitalen Infizierungen gibt. Der heimische Router spielt dabei eine zentrale Rolle. Nutzer sollten darauf achten, dass ihr Router stets auf dem aktuellen Firmware-Stand und mit eigenen Schutzfunktionen ausgestattet ist. Dasselbe gilt für andere Geräte mit Netzwerkanbindung wie Multifunktionsdrucker, Netzwerkspeicher (NAS-Systeme) und Smart Speaker, auf die besonders geachtet werden sollte und die einen Aus-Schalter haben sollten.
Gängige Cloud-Lösungen wie Office 365, G-Suite oder Dropbox ermöglichen eine einfachere Zusammenarbeit von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice. Doch sie sollten mit zusätzlichen Sicherheitslösungen vor Cyberangriffen geschützt werden. Der Zugriff auf alle Unternehmensdaten inklusive E-Mail-Zugang sollte nur über ein gesichertes sogenanntes Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) erfolgen. Mittels einer Zwei-Faktor-Authentifizierung – vielen bekannt vom Online-Banking – kann der Zugang zusätzlich geschützt werden. Alle Geräte, mit denen auf Unternehmensressourcen zugegriffen wird, sollten durch regelmäßige Updates und Patches auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Zudem wird empfohlen, diese mit einer zeitgemäßen Endpunkt-Sicherheitslösung vor Cyberangriffen zu schützen.
Technische Maßnahmen sind das eine, die Aufklärung der Mitarbeiter das andere wichtige Mittel, wenn es um Sicherheit im Homeoffice geht. Trend Micro zufolge haben Cyberkriminelle das Coronavirus bereits für sich entdeckt und nutzen die Angst vor dem Virus für Phishing-Angriffe und die Verbreitung von Schadsoftware. Durch Bewusstseins-Schulungen können Mitarbeiter vor solchen Taktiken gewarnt und damit das Risiko eines erfolgreichen Angriffs gesenkt werden.